Uw dossier

Indien u een opdracht aan de advocaat verstrekt, verwerkt de advocaat persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mail en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier, zoals uw foto, geboortedatum en -plaats en uw Burgerservicenummer. Afhankelijk van het onderwerp van de zaak, kan het ook gaan om gevoelig of bijzondere persoonsgegevens van uw partner en kinderen.  

Uw contactgegevens zijn van belang om met u contact te kunnen opnemen. Uw foto is van belang ter identificatie en uw geboortedatum en -plaats worden vermeld in processtukken.

Het kan zijn dat u financiële gegevens dient aan te leveren zoals loonstroken, jaaropgaves, jaarrekeningen, aangiftes inkomstenbelasting, huurovereenkomsten, hypotheekakten, beschikkingen van toeslagen, specificaties van de zorgverzekering, bankafschriften of leenovereenkomsten. Deze gegevens moeten door ons op grond van de wet of procesreglementen in het geding worden gebracht. Ook zijn deze financiële bescheiden noodzakelijk om de alimentatie te kunnen berekenen.

 

Facturering

Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van factureren en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

 

Contact

Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u verstrekt. In dat geval gaat het om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mail en telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt.

 

Voor welke doeleinden en op welke grondslag worden de persoonsgegevens verwerkt?

 

Uw dossier

De advocaat gebruikt de door u verstrekte persoonsgegevens in het kader van een advies of een gerechtelijke procedure. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt tijdens een procedure (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door het tekenen van de opdrachtbevestiging. Als de opdrachtbevestiging door u niet wordt ondertekend, kunt u geen gebruik maken van de diensten van de advocaat. De advocaat kan de diensten niet uitvoeren zonder de persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat mag dan gegevens meer van u verwerken. De advocaat kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten met als gevolg dat uw dossier onmiddellijk dient te worden gesloten.

 

Facturering

De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, worden gebruikt om de werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons heeft gesloten uit te voeren.

 

Contact

De contactgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

 

Uw dossier

Wij bewaren uw dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende vijf jaar nadat het dossier is gesloten. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan vijf jaar, indien de advocaat van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

 

Administratie

Wij bewaren onze elektronische administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar naar afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens

Wij bewaren overige contactgegevens gedurende vijf jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijden.

 

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat verstuurt aan of ontvangt door de wederpartij, aan de rechtbank en aan de Raad voor de Kinderbescherming, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de advocaat heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de advocaat de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de advocaat een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal hetzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld zoals u van ons kan en mag verwachten.

 

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een procedure, een klacht tegen de advocaat indient die betrekking heeft op de behandeling van uw dossier waarin uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Geschillencommissie Advocatuur. Uw gegevens worden door deze instantie vertrouwelijk behandeld.

Wij verstrekken uw gegevens in een procedure aan de wederpartij, aan de rechter en in voorkomende gevallen aan de Raad voor de Kinderbescherming, maar verder niet aan derden, tenzij wij op grond van de geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.

 

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;

• Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;

• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

• In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen;

• Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

 

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u deze kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar artikelen 15 tot en met 20 van de AVG.

 

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@zipsonlegal.nl of via 06-18250640.

 

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke wet- en regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail op de hoogte brengen.